Il mondo dell’associazionismo negli ultimi tempi ha visto incrementarsi l’interesse nei propri confronti da parte delle autorità preposte ai controlli fiscali ed amministrativi.
Il settore più coinvolto è sicuramente quello sportivo.
La Guardia di Finanza, la SIAE e l’Agenzia delle Entrate hanno emanato circolari e modulistica specifica in materia.
Le organizzazioni nazionali a loro volta hanno inviato documentazione specifica ai propri affiliati al fine di ottenere un maggior rispetto delle regole ed al fine di evitare sanzioni amministrative.
L’azione dei verificatori è inizialmente concentrata sul controllo documentale quali ad esempio:
- il certificato di attribuzione del C.F. e della P. IVA
- la copia del Mod. EAS
- il certificato di iscrizione al Registro CONI
- l’Atto Costitutivo e lo Statuto
- l’esistenza dei Libri Sociali
- il Bilancio
- le dichiarazioni fiscali
- le licenze eventuali
- la documentazione contabile
Dopo avere constatato l’esistenza dei documenti suindicati l’attività viene rivolta al controllo degli aspetti operativi quali il rinnovo del Consiglio Direttivo, le delibere del Consiglio Direttivo in materia di spese, di programmi di attività, di accettazione delle domande di ammissione dei soci, le modalità di convocazione delle assemblee ed il coinvolgimento effettivo dei soci alla vita dell’Associazione.
In alcuni casi vengono anche coinvolti i frequentatori per verificare la loro consapevolezza di essere soci e di avere diritti e doveri.
Al fine di mettere i circoli AICS nelle migliori condizioni in caso di verifiche forniamo di seguito un elenco indicativo e non esaustivo, di ciò che deve essere conservato presso la sede sociale.
DOCUMENTAZIONE DA TENERE SEMPRE IN SEDE
- Certificato di attribuzione del Codice Fiscale con l’indicazione del Presidente in carica.
- Eventuale certificato di attribuzione della Partita IVA ed eventuale esercizio del diritto d’opzione per la Legge 398/91 ai fini IVA e imposte dirette.
- Atto costitutivo e Statuto
- Copia del modello EAS
- Copia del certificato di iscrizione al Registro CONI (per le associazioni sportive): 1 certificato per ogni tipo di affiliazione
- Certificati di affiliazione
- Libro Soci, Libro Verbali Consiglio, Libro Verbali Assemblee
- Originali di licenze e/o autorizzazioni con particolare riferimento a quelle che devono essere esposte al pubblico
- Per le associazioni che effettuano la somministrazione dei alimenti e bevande devono essere rispettate le norme relative all’igiene dei prodotti alimentari che và sotto il nome di HACCP
- Tabella esposta indicante nei vari locali “VIETATO FUMARE” ed indicazione del Responsabile
- Bilanci e relativi verbali di assemblea di approvazione dal 2013 in poi
- Copia avviso di convocazione delle assemblee
- Copia delle dichiarazioni fiscali dal 2013 in poi
- Originali della documentazione contabile dal 2013 in poi suddivisa per anno. Devono essere conservate le fatture ricevute, le ricevute fiscali, gli scontrini, i rimborsi e ogni altro documento di spesa, le eventuali fatture emesse, le ricevute rilasciate ai soci e ai tesserati, gli estratti conto bancari e le relative contabili, i registri IVA (per la sola attività commerciale), le eventuali prime note di contabilità, i modelli F24
- Copia contratti e convenzioni stipulati con Enti Pubblici
- Copia dei contratti pubblicitari
- Copia dei contratti registrati
- Copia delle certificazioni rilasciate ogni anno per compensi e rimborsi ad atleti, collaboratori e lavoratori autonomi dal 2013 in poi
- Copia del documento di iscrizione all’albo APS (se si è iscritti)
- Privacy: devono essere disponibili tutte le autorizzazioni dei soci all’uso dei dati personali; devono essere disponibili tutte le delibere e gli atti di nomina degli addetti al trattamento dei dati personali unitamente alle istruzioni di comportamento ed alle linee guida
- Sicurezza sul lavoro: devono essere disponibili gli atti di nomina dei responsabili della sicurezza, dei componendi la squadra di emergenza e di pronto soccorso
- Copia della corrispondenza.
CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
Secondo quanto disposto dal Codice Civile art. 2220:
- le scritture contabili devono essere conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione
- per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
In caso di controversie i documenti devono essere conservati fino alla estinzione della controversia se successiva al termine dei 10 anni.
Nulla è disposto in materia di Libri Sociali. Consigliamo il medesimo termine di anni 10.
Consigliamo inoltre di conservare per 10 anni anche le dichiarazioni fiscali.
In relazione alle verifiche fiscali il termine si prescrive in 4 anni dal 31.12 dell’anno di presentazione della dichiarazione; in caso di omessa dichiarazione gli anni da 4 passano a 5. In presenza di problemi di materia penale i termini si raddoppiano.
Ricordiamo che, a partire dal periodo di imposta in corso al 31.12.2016, la legge di stabilità ha prorogato di un anno i termini per l’accertamento.
